Una cuenta de cobro es un documento que se emite como una factura cuando los proveedores, contribuyentes o vendedores no quieren o no están obligados a emitirla. En este artículo te enseñaremos su concepto y para qué sirve.
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¿Qué es y para qué sirve una Cuenta de Cobro?
Una cuenta de cobro es un pequeño documento o una herramienta con la cual una persona puede exigir el pago total de una deuda o un valor. Esta herramienta se utiliza cuando algún proveedor o vendedor no está en la obligación de emitir una factura pero desea llevar un control de sus gastos, porque debido a este formato, podrás reclamar el pago de una deuda que hayan adquirido contigo.
La cuenta de cobro sirve también para ofrecerle a una empresa la información concerniente al documento jurídico y fiscal para poder ejecutar el pago.
Si eres una persona natural debes integrar el régimen simplificado, esto significa que no requieres por obligación emitir una factura para solicitar el pago de productos o servicios prestados a un deudor. Sin embargo, como se requiere un documento donde certifique que se ha emitido el pago de la deuda adquirida, para ello se utiliza la cuenta de cobro que es equivalente a una factura.
Se puede decir que es un comprobante informal que certifica o acredita el pago realizado por el deudor y así pueda llevar un control la persona o la empresa que emita el crédito.
Información que debe llevar una cuenta de cobro
Luego de enseñarte qué es y para qué sirve una cuenta de cobro, debes saber cuál es la información que debe tener este documento.
- Identificación o razón social del vendedor o de la persona que presta el servicio, también el NIT.
- Número de la venta en secuencia.
- Fecha de la cuenta de cobro.
- Detalles generales o específicos de los servicios o bienes comercializados.
- Un punto importante, el costo de la transacción.
Como es un documento equivalente a una factura, debes tener en cuenta que no presenta una forma estándar de realizarse, cada quien es libre de estructurar el documento a su facilidad y comodidad siempre y cuando tengan estos elementos mencionados previamente para que puedas llevar con mayor seguridad tu control de cobro.
¿Cómo se realiza una cuenta de cobro?
Como te hemos mencionado anteriormente, este tipo de documento no tiene un formato estipulado pero si te estás preguntando cómo hacer una cuenta de cobro, en este espacio te traemos algunos consejos para que tomes en cuenta para elaborarla.
Coloca una secuencia o número consecutivo
Este no es un requisito obligatorio que te exigirá el cliente, pero es importante que lleves la secuencia de tus emisiones para que lleves un control de cada documento. Así tendrás mayor claridad de quién sigue con la deuda y a quién le has prestado tus servicios.
Forma de pago
Es importante que detalles la cuenta bancaria a donde será depositado el dinero cuando se efectúe el pago de la deuda, además te sugerimos que coloques una fecha tope para que se realice el pago, una recomendación es entre 15 y 45 días según sea el monto prestado, contados a partir de la fecha en que se efectúa el servicio al cliente.
Especifica la descripción de los productos y servicios prestados
Llevar el control de los productos y servicios prestados y describirlos en tu cuenta de cobro es importante para que el cliente sepa sobre qué se le está realizando la cobranza. Llevando este control evitas futuras quejas de tus clientes o que te exijan servicios extras que no estabas dispuesto a realizar.
Incluye cualquier valor adicional que te deba el cliente
También debes colocar en este documento todo el servicio adicional que le hayas realizado a tu cliente, si no lo colocas bien especificado, será muy complicado cobrarlo más adelante.
Anexar una copia del RUT junto con la cuenta de cobro
Cuando vayas a entregar la cuenta de cobro debes anexar la copia del RUT, esto con el fin de que en caso de que el cliente tenga que hacerte una retención y así evitar cualquier equivocación al momento de hacerte la retención.
Si deseas tener una mejor idea de cómo hacer una cuenta de cobro entre en este enlace y tendrás un modelo de cómo elaborarla tu mismo.
Recomendaciones para el modelo cuenta de cobro
Como te hemos mencionado en varias ocasiones en este artículo, no hay un formato estricto para elaborar una cuenta de cobro, tampoco es un documento jurídico ni fiscal pero te sirve para llevar tu control de las cuentas que debes cobrar por un servicio realizado o producto prestado y de que aún tienes esa cuenta pendiente por cobrar.
El formato de cuenta de cobro puedes realizarlo con todos los requisitos que te hemos mencionado anteriormente.
Sin embargo, debes tener en cuenta que debes ser lo más específico posible, detallando la fecha cuando se produjo la deuda, el lugar, el nombre del deudor y la persona que recibe el pago de la deuda, el producto o servicio prestado, la cantidad de bienes y otro control que requieras llevar y recordar.
También es importante darte la recomendación que cuando diseñes un formato para tus cuentas por cobrar, contengan números consecutivos. Esta secuencia numérica te permitirá llevar un control de las empresas que deben pagar y a quiénes debes rendirle cuentas, así como también, te servirá para llevar un control interno de tus finanzas de tu negocio o empresa.
¿Quién puede realizar una cuenta de cobro?
La figura de cobranza está enmarcada en el Artículo 616-2 del Estatuto Tributario (ET), donde se exonera a personas naturales que se ubican dentro del régimen simplificado del IVA y que negocien muebles y/o servicios que requieran emitir factura.
Estas personas se encuentran exoneradas e identificadas y clasificadas dentro del régimen simplificado. Este grupo se encuentra exonerado de emitir cualquier obligación de emitir facturas como se les exige a las personas jurídicas en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.
Bajo esta premisa, quienes pueden utilizar libremente el formato de cuenta de cobro en Colombia, son las personas simples que les sirve para recibir los pagos agendados con sus clientes.