En varios momentos en nuestras vidas todo el mundo ha llegado a visualizar en algún momento un título hoja o papel que conforma una petición formal. Esta suele ser de diferentes tipos y puede llegar a un punto en el que lo tendremos que hacer nosotros. En este artículo veremos de manera muy directa y precisa cómo hacer un oficio.
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¿Cómo hacer un oficio?
Para realizar correctamente un oficio formal de la mejor manera posible debemos poseer varios datos de manera específica. Estos datos deben ser escritos de una manera concreta y estar impresos a un tamaño particular. El oficio es un documento que puede tener variaciones pero su importancia es siempre la misma. Posee una gran vitalidad en términos de comunicación con otras personas o empresas.
La impresión que suele poseer este tipo de documento suele hacerse en hojas de tamaño carta con unas dimensiones aproximadas de 22 cm por 28 cm. De igual forma se pueden obtener diferentes casos en donde se pueda realizar el oficio formal impreso en una hoja de tamaño oficio de 22 cm por 35 cm. De igual forma, este último tipo de documento mencionado no suele ser muy común que digamos.
Pasos a seguir
- Primero que todo, se redacta el lugar y fecha en el que este documento es emitido. Aquí es donde tenemos que especificar concretamente el día en que se hace el mes y el año.
- Se debe colocar a quién va dirigido el documento o el destinatario específico. En caso de ser un oficio simple debe contener los datos correspondientes al nombre y la dirección del individuo o la persona o empresa a la que va dirigida. Sí existe el caso en donde la emisión al público se consume de una manera general se tiene que hablar en la carta de una forma plural donde se tiene que indicar a quién pueda interesar el documento.
- Se debe colocar el motivo obligatorio por el cual se está realizando el documento Y el porqué se es omitido el oficio. Al finalizar esto el segmento donde se coloca esta información Se deben colocar dos puntos y cerrar cima un resumen explicado todo lo mencionado y lo que rodea este tipo de documento e información.
- Si por algún motivo llegan a existir algún tipo de antecedentes se deben agregar al oficio formal de manera estricta.
- Ante cualquier finalización del contenido en el oficio se debe agregar una despedida formal. Esta despedida debe realizarse de una manera muy educada la cual buscaría mejorar cualquier relación posible y apoyarla de una manera contundente con respecto al destinatario del documento.
- Se debe escribir y colocar de manera correcta la firma de el emisor del oficio. Este detalle implica redactar una frase relacionada a la cordialidad Como por ejemplo «atentamente» el dar saludos cordiales. Seguido de esto, se mostrará Y colocar a las respectivas firmas y sello de quién emite el documento. Para terminar esta parte se debe tomar en cuenta que el sello puede ser opcional sí es una empresa quien lo expide.
- Se debe tomar en cuenta y es muy importante saber que la numeración correspondiente del oficio es parte o corresponde a un serial número o siglas que identifican el lugar de dónde viene el oficio o más específicamente su zona de procedencia. La información mencionada anteriormente puede ser opcional y dependerá de quien esté emitiendo el documento respectivo del oficio. Está en individuo es el que decides si es o no pertinente mostrar esta información. Suele ser muy variable y al mismo tiempo muy común que en instituciones mayores o más grandes de lo habitual se suele estandarizar la emisión de este tipo de documentos.
¿Qué es un oficio?
En qué consiste este tipo de documento es un fundamento que puede notarse importante. Este detalle es así en diferentes empresas y servicios que pueden ir desde los privados a los públicos. Este es un documento que se utiliza para emitir comunicados o realizar solicitudes de manera oficial.
Estos documentos se emiten con un destinatario totalmente específico. Al comienzo su principal uso era utilizado por el estado o instituciones públicas. Pero aun así, al pasar el tiempo y a medida de que este fue transcurriendo y aumentando su popularidad se fue implementando el uso del documento de oficio a las instituciones que corresponden a un sentido más privado.
Sin importar el motivo o no tomar mucha importancia del mismo por el cual se este redactando el documento específico nombrado como un oficio en todos los casos se está buscando un objetivo principal y en común. Este motivo nace verdaderamente como la razón principal de realizar y redacta este papel.
Ese detalle en común es la particularidad en la que se lleva una estructura y redacción que posee un carácter muy protocolar, específico y concreto. Esto es con la principal razón y objetivo de informar a la persona que va dirigido el mismo.
¿Cómo clasificar los tipos de oficio?
Este tipo de documento llamado oficio tiene distintas formas de ser considerado y calificado. Este documento se puede dividir según el tipo de institución que vaya a emitir la información destinada que se encuentra en el papel al igual que el lugar de destino que posea o si va a ir dirigida a alguna persona. También pueden ser varias personas o individuos, como una comunidad o empresa.
Oficio según el lugar de procedencia
Este tipo oficio se considera diferente a los otros ya que puede ser emitido por una empresa privada o persona particular a diferencia de los oficios emitidos por el estado y entes gubernamentales.
Oficio según el lugar de destino
Para esta clasificación se puede dividir los oficios en dos tipos de documento. El oficio interior y el oficio exterior
Oficio interior
Los oficios interiores son aquellos que se emiten con por medio de personas que se encuentran dentro de una empresa, equipo de trabajo u organización. De igual forma los oficios que están estructuradas a una manera interior poseen una subdivisión interiores locales o interiores foráneos.
Oficio exterior
Estos oficios son utilizados cuando se quiere realizar alguna emisión de información al público en general. También sirve para realizar una llegada de información a empresas o algún tipo de entidad. Esto se refiere a que todo aquel individuo que represente o sea parte de ese conjunto o empresa la cual sea el receptor del documento.
Oficio según la cantidad de personas a las que va dirigido el documento
Una tercera forma de separar y clasificar los tipos de oficios son según el número de personas a las que esté va dirigido. Todo esto debe ser por medio del documento.
Se puede dividir en oficios directo simples o solo de manera simple y también existen los oficios múltiples. Estos pueden variar en muchos detalles, pero la única diferencia puede ser la cantidad personas a las que se dirige, aunque sostienen reglas que se deben acatar junto a la redacción correcta que corresponde.
Oficios simples
Este tipo de oficio es todo aquel que se dirige a un solo y único destinatario. Este tipo de emisión por parte del documento es así y se dirige a una persona, agencia del estado o entidad comercial. En el caso de que el oficio se ha emitido para alguna empresa se suele emitir el documento a nombre del dueño o de la persona responsable del mismo.
De igual forma, se considera que el oficio posee una validez oficial si se emite a través de la institución. También si lo emite una empresa siempre va a salir a hablar o expresar la documentación el responsable de la validez empresarial de la misma y el tratado de esta.
De todas formas existen muchas excepciones a través de esta regla en el caso de los oficios simples. Varios ejemplos pueden ser que en algunos casos se considera que el oficio posee una validez oficial a pesar de no haber sido emitido por una institución concreta. Un ejemplo muy claro de esto pueden ser los oficios emitidos por instituciones escolares. También se incluyen los oficios emitidos por entidades de uso bancario.
Oficios Múltiples
A diferencia del oficio anterior y de manera obvia, es que se considera que va dirigido a un grupo de personas o a varias empresas. De esta forma se suelen mantener casi la misma estructura que los oficios simples respetando sus respectivas reglas y orden de reacción para las personas a las que se dirige el documento.
Una diferencia puede ser que la redacción de este oficio posee términos más generales y no tan personalizados. Esto es así ya que tienen menos procesos específicos y de redacción unitaria ya que se dirigen a muchas más personas a diferencia de una sola como en el caso anterior.
Esta personalización tan concreta de este oficio no impide que también deba tener una que otra medida específica. En este caso no se llevan datos de la persona la que va dirigida y suele comenzar con un «A quién interese» como término a destacar.
Oficios de petición
Es una clase un poco más particular de oficios que se caracterizan por poseer documentos enviados con una finalidad específica. Este oficio se envía con la finalidad de solicitar un recurso o servicio.
Es muy común que el uso de este documento. Se ha utilizado entre entidades del gobierno o por instituciones oficiale que conforman y realizan una solicitud ante la autoridad respectiva o que les competen de manera concisa.
Requisitos de oficio de petición
- La ubicación de la fecha y el lugar de emisión deben ir en la esquina superior derecha.
- Como estos documentos son oficiales, debe tener de forma obligatoria la numeración o clave del oficio, la cual va ubicada en la esquina superior izquierda.
- A continuación se deben colocar los datos relacionados con el destinatario utilizando la misma alineación que se usó para colocar la clave (el punto anterior). El nombre debe ir completo y hay que agregar el cargo que esa persona desempeña junto con el nombre de la institución a la cual se le realiza la solicitud.
- Ahora es el momento de redactar el cuerpo de la carta, para ello primero debes comenzar colocando el asunto. Debe estar escrito de forma clara y sencilla; indicando la petición que deseas realizar por medio de este documento.
- Si este oficio es la continuación de otros que han sido emitidos de forma previa, debes hacer una breve referencia de ellos. Para que el destinatario se contextualice con el asunto del oficio.
- Una vez colocadas las referencias debes explicar con un poco más de detalle el asunto o petición que desees realizar, puedes hacer uso de la argumentación. Para culminar este segmento añade unas palabras de despedida que demuestren cordialidad y amabilidad, a su vez; puedes indicar que quedas a la espera de una pronta respuesta.
- Debajo del segmento anterior finaliza el oficio con una frase que inicie con “Atentamente” y escribe los datos de la persona y el cargo que posee junto con la información de la entidad que emite la carta (especificando el departamento). Recuerda que luego de imprimir el documento se debe colocar la firma y sello de quien expide el oficio.
- Si se deben imprimir varias copias o duplicados hay que especificar en el documento a dónde irán dirigidas cada una de ellas, por ejemplo: “con CCP (copia) y para quién se dirige el documento. Esto se realiza para indicar que hay un respaldo del documento entregado.
Consejos para redactar un oficio
Existen varios consejos interesantes a la hora de realizar este documento importante. Al tomar en cuenta estas ideas y consejos juntos a los términos básicos de redacción el resultado puede ser un documento acorde y convincente para cualquier individuo o empresa.
- Debemos poseer mucho cuidado a la hora de colocar el destinatario y objetivo al cual se le hace el oficio. Esto debe ser así ya que nos debemos asegurar de que los datos sean los correctos y no exista ningún tipo de error.
- Los datos deben coincidir completamente con los del destinatario sin ninguna excepción y el mismo al que va dirigido el documento debe entenderse una manera muy clara y si hay una ambigüedad en este punto será difícil saber para quién va dirigido el oficio.
- En el momento en el que estamos redactando el asunto respectivo del documento se debe utilizar la mayor Claridad posible y ser muy concretos. Incluso se puede colocar una pequeña argumentación a través de cualquier tipo de información que aparezca. debemos asegurarnos de que las argumentaciones específicas no sean excesivas.
- Hay que asegurarnos de igual forma de que cualquier persona que lea el documento pueda entender de manera concreta. Es decir, lo que se quiere transmitir a través del. Esto es un mensaje muy importante y dice que para redactar este tipo de papeles se debe tener un nivel aceptable o bueno de redacción.
- En los aspectos de los oficios de petición se debe ser específico. En el momento en que realizamos una solicitud, esta debe ser concisa de modo que se entienda de una manera perfecta del requerimiento. Por otro lado, si en un mismo oficio realizar varias peticiones debes hacerlas en párrafos separados ya que esto podría denotar una confusión y lo más importante es evitar cualquier tipo de problema para la persona o empresa a la que vaya dirigida en documento.
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