Formato de Nómina: ¿Qué se debe tener en cuenta?

Las empresas deben contar con un formato de nómina que calculará el valor total a pagar y los descuentos que se deben realizar. En este artículo te enseñaremos qué debes tener en cuenta para realizarlas.

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Formato de nómina

En todo negocio o empresa que tenga trabajadores es imprescindible que tenga un formato de nómina para llevar una excelente gestión del personal, para así poder realizar el trabajo administrativo correspondiente a organizar las cuentas necesarias y las nóminas.

Por ello, muchas de estas empresas cuentan con un departamento que se encarga solamente de llevar el cálculo de nóminas o contratan a empresas externas para gestionar el trabajo administrativo para llevar estos cálculos y crear las nóminas.

Es imprescindible, si eres miembro o propietario de una empresa o negocio, que lleves un formato de nómina para que tengas simplificado y agilizado este proceso. Estos formatos dejan automatizar todas las actividades y conseguir grandes resultados en un tiempo reducido donde puedes emplearlo en otros aspectos dentro de la empresa.

En este mismo aspecto, debes saber primeramente la estructura que debe llevar el formato de recibo de nómina en Excel México, y así realizar una nómina en forma correcta.

Encabezado

En este apartado se incluyen los datos personales de la empresa, del trabajador y la fecha en la que se realiza la nómina. Se debe colocar los siguientes aspectos:

  • Identificación legal de la empresa, código de cuenta de cotización y domicilio fiscal.
  • Nombre del trabajador completo, número de seguro social, fecha de antigüedad dentro de la empresa, y código de contrato.
  • Período de liquidación, eso quiere decir, colocar la fecha de inicio y de finalización en días del contrato mensual.

Conceptos salariales

En esta sección se coloca el sueldo devengado al mes que el empleado facturó durante el mes laborado pero sin reflejar las deducciones, es decir, se refleja el salario bruto del trabajador. Dentro del salario bruto del trabajador se encuentran las percepciones salariales y las no salariales, te explicamos lo que significa cada uno:

  1. Percepciones salariales: Aquí entran el sueldo base, las cancelaciones extraordinarias, las mejoras voluntarias, los apoyos salariales y las horas extras.
  2. Percepciones no salariales: En esta sección los beneficios no cotizan el Seguro Social o Seguridad Social, donde se incluyen indemnizaciones, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, etc. Al sumar todos estos conceptos el salario bruto se encontrará en el resultado.

Deducciones

Esto es la cantidad que se descuenta de los conceptos salariales y al ser descontados se origina el salario neto del trabajador. Estas deducciones son las siguientes:

  • Anticipos
  • Aportes para las cotizaciones para la Seguridad Social
  • Préstamos realizados a la empresa que hay que devolver.
  • Cuotas sindicales.

Si tu interés también esta orientado hacia los créditos, entra en el siguiente artículo para que conozcas si puede ayudarte un Crédito hipotecario Banorte.

Beneficios del formato de nómina

Una plantilla de nómina crea un formato donde puedes llevar el control del pago de nómina de todos tus empleados, anexándole figuras y tablas para un mejor análisis y gestión de los trabajadores. Este formato contiene un buscador de navegación donde se pueden registrar los datos de forma rápida y sencilla, donde podrás controlar todos los gastos asociados a los recibos de salario, las deducciones y los devengos de cada trabajador de tu empresa.

La principal característica de los  formatos de nómina es que puedas llevar un control de todos los gastos que tengan que ver con los recibos salariales, con este formato también podrás crear y controlar las nóminas de todos tus empleados y trabajadores, llevar un histórico de las nóminas generadas por este formato.

Elaboración de un formato de nómina

Para elaborar un formato de nómina puedes escoger entre dos opciones que a continuación te explicaremos:

Usar plantillas en formato Excel

Muchos empresarios eligen esta opción cuando su negocio o empresa cuenta con un número pequeño de empleados y se pueden descargar diferentes modelos de formatos desde toda página web que permita gestionar la nómina de todos los empleados y trabajadores.

El formato de recibo de nómina en Excel en México contiene fórmulas que generan cálculos para obtener el saldo total devengado además de las deducciones que por ley se les realiza a todos los trabajadores, pero estos archivos muchas veces son poco confiables si realizas alguna modificación o si por error borras una fórmula.

Debes contratar a un contador experimentado para revisar y supervisar con mucha atención el registro de la información digitalizada al generar tu nómina bajo este formato, porque cualquier error cometido puede traerte más complicaciones que beneficios, ya que muchas veces no cuentan con un respaldo legal ni se actualizan automáticamente.

Software de nómina en la nube

Existen diversos programas para realizar formatos de nómina que automatizan las funciones generadas por un archivo de Excel y te simplifican el trabajo. Esta herramienta también es muy utilizada por muchos empresarios donde requieran agilizar el proceso de pago de nómina de sus empleados. A través de este software puedes tener bien organizada la información de tus trabajadores en cuanto a la nómina de pago de su salario, además de  contar con un informe detallado de los pagos y puedes guardar todo esta información de manera segura y fácil.

Utilizar este tipo de formato en un software en la nube, te permite tener tranquilidad porque llevas la información actualizada bajo los cambios que te indique la ley, debido a que realiza los ajustes adecuados para que no tengas ningún tipo de preocupación por adicionar nuevos campos o tengas que modificarlos.

Con este tipo de software tienes menos probabilidad de cometer errores como lo puedes hacer en un formato de Excel, porque el mismo programa realiza los cálculos de forma precisa.

También analiza todas las oportunidades que tienes para ejecutar formatos de nómina para que puedas escoger la opción de tu preferencia para que mejore los procesos de pago de tus empleados.

Si decides escoger un software de nómina en lugar de un archivo de Excel, te recomendamos que entres al siguiente enlace para que pruebes este sofisticado formato.

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