El rol de pagos es un documento contable en el cual se registra todo lo concerniente al dinero que devengan los trabajadores de una determinada empresa. En el presente artículo te informaremos para qué sirve y cómo hacerlo. Presta atención a esta información.
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Rol de pagos
Sin importar a qué área se dedique, las empresas deben utilizar diferentes herramientas contables para la organización y control de sus ingresos y egresos. Una de ellas es el documento conocido como rol de pago.
Con estas palabras se hace referencia al registro de las remuneraciones que un empleador le cancela a sus empleados, ya sea el sueldo, bonificaciones o impuestos retenidos. Se usa durante un lapso de tiempo preciso y es llamado también “nómina”.
Cuando la compañía es pequeña el mismo dueño o su socio puede manejar directamente el rol de pago. Sin embargo, en empresas grandes existen personas que saben cómo hacer un rol de pagos y por ello se encargan de esta actividad, ellos son los administradores del departamento de contabilidad.
Es necesario destacar que, la nómina de pago no siempre es igual, pues ésta varía de un lapso de pago a otro, en atención a variables como: horas suplementarias, bonos, cancelación por licencias médicas y cualquier otro pago especial que se haga.
Toda compañía que tenga empleados está en la obligación de elaborar el rol de pago de manera constante, a su vez, el trabajador está en su derecho de exigir una copia del mismo, lo cual representa un comprobante de lo que se le está cancelando y pudiera dar lugar a reclamos si este fuera el caso.
A continuación, mostramos un video mostramos un video para que aprendas un poco más sobre el cálculo de algunos beneficios sociales en Ecuador, tales como el décimo tercero, décimo cuarto, fondos de reserva, vacaciones, aporte patronal e individual y cómo se registra el rol de pagos en el diario general.
¿Para qué sirve?
La principal función de este documento es organizar todo lo que se cancela a los empleados. También brinda información a los propietarios de la empresa para que puedan comparar las ganancias obtenidas y los pagos de nómina.
El rol de pagos también actúa como un comprobante del cumplimiento de las normativas y regulaciones laborales, relacionadas con remuneraciones y pagos especiales a los trabajadores.
¿Cuál es su estructura?
En primer lugar, debe contener toda la información del trabajador: nombre completo, dirección, teléfono, número de seguro social y retenciones de tributos sobre la renta.
Seguidamente, posee los datos de las horas trabajadas por el empleado para tener un control exacto de lo que se le debe cancelar.
Otro aspecto a considerar, es el tiempo libre que ha de tener el empleado debido a las siguientes causas: reposo médico, vacaciones, permiso especial o días feriados.
Es fundamental que el rol de pagos refleje el sueldo, éste el monto fijo que devenga el empleado durante un periodo específico de tiempo.
Finalmente, se anotan las horas suplementarias o extras cumplidas por la persona, ya que esto genera un pago adicional al sueldo fijo. De igual manera, contiene el pago de beneficios complementarios, las deducciones, cobro de préstamos e impuestos sobre la renta.
Dato importante
- Para que un rol de pago posea validez debe estar firmado y sellado por la empresa que lo genera.
- El trabajador está en el derecho de verificar si el documento refleja exactamente las remuneraciones a percibir y los descuentos. Si es así lo firma en señal de acuerdo , en caso contrario puede proceder a hacer el respectivo reclamo.
¿Cómo hacer el rol de pagos?
No existe un modelo único de este documento, en este artículo explicaremos tres maneras de hacerlo: manualmente, en forma sistematizada y contratando un servicio externo.
Cálculo manual
Cuando las empresas son pequeñas y tienen pocos empleados, puedes elaborar el rol de pagos de manera manual, valiéndose del programa Excel, donde se registran los salarios y deducciones.
En la web existen diferentes formatos, en los que solo basta con modificar los datos y colocar los de la empresa y empleados.
Este tipo de cálculo es fácil y económico, no obstante puede dar lugar a errores en los cómputos por lo tanto, si te decides a hacerlo de esta manera verifica cada operación antes de proceder al pago.
Sistema automatizado
En este caso se utiliza un software independiente o integrado con los sistemas de recursos humanos y contable. La persona a cargo deberá cargar todos los datos de los empleados a los que hemos hecho referencia en apartados anteriores
El mismo software se encargará de hacer todos los cálculos que se requieren para el pago, aunque es más costoso se puede considerar más eficiente este sistema que el manual y, además se generan menos errores al calcular el monto a cancelar.
Servicio externo de rol de pago
En este caso se contrata a un tercero que tendrá como función hacer el rol de pagos o la nómina sin que el empleador tenga que preocuparse por estos elementos.
Suele ser menos costosos que comprar un software, sin embargo el empleador debe verificar siempre lo que se está realizando ya que es el responsable directo ante sus trabajadores por cualquier error que se cometa.
¿Cómo sacar el rol de pagos con el IESS?
Para finalizar queremos responder brevemente una pregunta que con frecuencia hacen los usuarios respecto al rol de pago IESS, este es muy fácil de obtener pues se realiza de forma mecanizada, siguiendo este procedimiento:
- Ingresas a la página web www.iess.gob.ec
- Buscas la opción Pensionista.
- Luego accedes a rol de pensiones jubilados
- Ahí colocas el número de cédula y la clave personal
- Haces clic en Rol del pensionista
- Señalas el año y el mes
- Para culminar, das clic a consultar e imprimir.
Si te ha quedado alguna duda sobre lo indicado, te invitamos a ver el siguiente video donde se explica de manera detallada el proceso para obtener el comprobante de pago, ya seas trabajador dependiente o independiente
De esta manera hemos llegado al final del artículo sobre el rol de pagos en Ecuador, esperamos que haya sido de gran utilidad para ti. Te invitamos a visitar las siguientes páginas web , en las que encontrarás otras informaciones de gran importancia:
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Fecha De Pago Y Cálculo Del Décimo Tercer Sueldo ¿Cómo Se Realiza?